Xmasや忘年会等年末年始に向けて毎年予定がパンパンという方もいらっしゃるかもしれませんが、その規模が大きくなればなるほど知っておかないと後々どうにもならなくなる事項がございます。
今回は招待状にフォーカスして印刷会社視点による失敗しない為の知識をご紹介致します。
招待状印刷で必要な印刷物とは
あくまで一例となりますが、
| ①招待状 |
| ②（招待状）送付用封筒 |
| ③出欠票 |
| ④（出欠票）返信用封筒※③を返信用葉書にすることで統一可能です。 |
| ⑤会場案内地図 |
| ⑥挨拶や乾杯等個別に依頼する場合の依頼書 |
| ⑦送迎を用意する場合送迎の案内 →出欠票に使用の有無の項目を追加しましょう |
以上①～⑤に加えて必要があれば付け加えていくイメージで大丈夫です。
招待状印刷はいつから、どのように行動すればいいのか
通常1ヶ月程度前には招待状が届いていることが望ましい為、少なくとも1ヶ月前には行動が必要です。
また、業者に依頼する場合には製作期間が必要となる為、さらに1,2週間余分に掛かる事を覚えておきましょう。
また、どこまでを自作するのかにもよりますが、必要なデータ作成は順序があります。印刷会社に依頼する場合の順序を各ケースに添って確認していきましょう。
【最優先】送付用封筒印刷を依頼する場合
印刷会社は封筒や葉書等【決まった位置に、決まった項目を印刷する】業務の場合バリアブル印刷という印刷方法を使用します。
①「バリアブル印刷のイメージ」
その為、数多くの住所や名前を書くのは時間的にも労力的にもつらい。と感じたらまずはExcelにてリストの制作を開始してください。一例は画像の通りですが、連名にする場合どうすれば等わからないことは早期にご相談いただき、最初に取り掛かっていただきたい項目となります。
必要件数にもよりますが、いただいたExcelデータを基に印刷データに調整することが一番時間を要する為、他の招待状の文面やレイアウトはExcelデータをご提出いただいた後に進めていただいても問題ありません。
【優先】招待状のレイアウト、印刷を依頼する場合
招待状は単カードと二つ折りのカード、A4等の用紙に印刷するもの等レイアウトは趣向が分かれます。
必要な文言や、例文はインターネットにて画像検索でも複数確認できますが、文言を考える前に、まずはレイアウトを決定しましょう。それにより記載できる容量が変わります。
また、使用したい用紙（和紙テイスト等）によっては準備に時間が掛かる為、レイアウトの決定は住所録一覧の作成と同時に進めていきましょう。
記載する文言を考えるのは印刷会社に住所録一覧を提出後でも問題ありません。
また、”どういったイベントで使用したいのか”が明確であれば印刷のプロにデータ制作を含め丸投げすることも可能です。
その他印刷を依頼する場合
出欠票や会場案内図等その他印刷物のデータ制作は住所録一覧を提出した後にご相談いただいても間に合います。校正の時間も必要な為、作成を依頼したいと考える場合、早めにご相談いただくことが大切です。
順序早見表
件数にもよりますが、50件以上の送付先がある場合、住所録をいただいてから印刷が終わるまでに1週間～2週間程度は時間掛かるものと考えていただいて問題はないと思います。
その為、住所録のご提出、レイアウト（単カード、二つ折りカード等）の決定後に挨拶状の文言やその他印刷物のデータを制作又は、依頼いただいても問題ありません。印刷自体も１～３日程度で完了する為、順序は後回しで大丈夫です。
招待状印刷に必要な費用とは
事例よりご紹介しますが、100件程度の作成の場合
| Wカード（招待状） | 200円~/枚 |
| 洋形2号（角2）封筒+宛名印字（データ作成含む） | 200円~/枚 |
| 返信用葉書印刷（葉書代金含む） | 200円/枚 程度 |
| 会場案内地図（葉書サイズ） | 50円/枚 程度 |
| ※用紙により価格は大幅に変わる可能性があります。 |
A4での印刷はリンク先の価格表を参照ください。
上記とは別に、送料が必要となります。
長3封筒で送付する場合は最低110円、角2封筒で送付する場合は最低140円が別途発生します。
出欠確認の返信用には「料金受取人払」のサービスを使用することで不必要な費用の削減が可能です。
※事前郵送物を郵便局に確認いただき許可を取る必要があります。使用を検討する場合は早めにご相談ください。
招待状印刷は余裕をもったスケジュールが大切な事がわかる体験談
ここまででご紹介した通り招待状印刷は1週間～2週間が必要です。
1週間というのは
・とても順調に話が進んだ場合
・無理やり間に合わせた場合
このどちらかであり、今回は後者のお話です。
ご相談自体は印刷の1ヶ月以上前よりいただいていたものの、住所録が完成したのが送付4日前。通常、印刷データはお客様に事前に間違いがないかご確認いただく「校正」という手順を踏みます。
しかしながら、今回は印刷用のデータ制作時間で確認・修正をする時間がありません。
時間がないので確認は難しいですとお伝えしたもご納得いただけず、やむを得えず総量約200件の内、数件を抽出してご確認いただくことでご納得いただけました。
ただ、大変なのはその確認作業が終わるまで作業が止まる事です。
万が一修正が入ると印刷を先行した場合、無駄になります。
無論、そんな事をした場合、勝手に先行印刷した印刷会社の責任の為、取り掛かれず待つことしかできませんでした。
発送日前日の夕方にGOサインが出た為、そこから印刷を開始、封入等含め郵便局に持ち込めたのは発送日当日の夕方となりました。
| スケジュールがタイトなことで ■お客様としては・・・・ ・確認時間が少なく、修正にも制限をかけられる ・場合によっては、追加料金を請求される可能性がある ■印刷会社としては ・作業時間が少なく、並行作業も難しい為、拘束時間が長くなる 等双方にとってデメリットしかない結果となりました。 |
この事例から御覧いただいている方は早めのご相談をいただけると幸いです。
さいごに
今回は印刷物について記載しましたが、他にも会場の手配や、イベントの運営の決定等考える項目は多岐に亘ります。
担当者が複数人いるのであれば問題ありませんが、もし幹事が少ない場合には早期に専門家にご相談いただく事をお勧め致します。
弊社でも年間20件以上のご相談をいただいておりますので、困ったら是非ご相談ください。
レスキュープリントでは店舗での打ち合わせも可能です
レスキュープリントは岐阜県（岐阜市）と愛知県（名古屋市・一宮市）で合計3店舗を展開しています。東海地区のお客様に関しては店頭にて直接スタッフとご相談、打ち合わせが可能です。最寄りの店舗へお電話頂き、ご来店頂く日時をお伝えいただければスタッフが対応いたします。
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Profile：
福田 邦正
数々の社内表彰を受ける、いま最も勢いがある社員の一人。ベテラン社員たちが尻込みする中、早々に会社公式Ｘ(旧Twitter)を立ち上げ、日々の更新を日課としている。中途採用組ながら、オンデマンド印刷や大型インクジェットプリントの知識だけでなく、創業からの社業である複写業務にも精通するオールラウンドプレーヤー。特にイベント関連ツール、移動販売の販促ツールの作成を得意とする。その豊富な知識と前職である金融機関勤務の経験を活かしたお客様対応力は社内屈指であり、顧客からの信頼も厚い。プライベートでは夜な夜な筋トレに精を出す2児のパパ。好きなプロテインの味はチョコレート。業務報告よりも筋トレ報告の方が多くなり、直属の上司を悩ませてしまうこともある。